Privacybeleid & Cookiebeleid

Deel A: Privacybeleid

1. Introductie

Nomiedge helpt organisaties hun vraagstukken te vertalen naar AI-oplossingen, maatwerksoftware en slimme automatiseringen.

Bij het gebruik van onze website en onze dienstverlening verwerken we een beperkte set persoonsgegevens van bezoekers, contactpersonen en opdrachtgevers. In dit beleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, met welke partijen we gegevens delen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

We houden dit document zo leesbaar mogelijk. Heb je vragen, neem dan gerust contact met ons op.

2. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke persoonsgegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je met Nomiedge in contact komt.

Contactformulier

Wanneer je via het contactformulier contact met ons opneemt, verwerken we:

• je naam;
• je e-mailadres;
• de inhoud van je bericht.

Deze gegevens gebruiken we om je bericht te ontvangen en te beantwoorden.

Een kennismaking plannen

Wanneer je via onze website een kennismaking plant, verwerken we:

• je naam;
• je e-mailadres;
• je telefoonnummer;
• je bedrijfsnaam, indien ingevuld;
• het adres waar de afspraak plaatsvindt, wanneer je kiest voor een afspraak op locatie;
• de gekozen datum en tijd van de afspraak;
• het type afspraak of dienst.

Naam, e-mailadres en telefoonnummer zijn verplicht om een afspraak te kunnen plannen. Kies je voor een afspraak op locatie, dan is ook het adres verplicht.

Voor het plannen van afspraken maken we gebruik van Cal.com.

Offertes, overeenkomsten en opdrachten

Wanneer je een offerte aanvraagt of ontvangt, een overeenkomst met Nomiedge aangaat of Nomiedge opdracht geeft werkzaamheden uit te voeren, kunnen we onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en contactgegevens van de contactpersoon;
• bedrijfsnaam;
• functie, indien relevant;
• adres- en factuurgegevens;
• KVK- en BTW-gegevens, indien relevant;
• informatie over de aanvraag, offerte, overeenkomst of opdracht;
• correspondentie en gemaakte afspraken;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Welke gegevens precies nodig zijn, hangt af van de aard van de offerte, overeenkomst, opdracht of diensten.

Facturatie en betaling

Voor facturatie, betaling en onze financiële administratie kunnen we onder andere verwerken:

• bedrijfs- en contactgegevens;
• adres- en factuurgegevens;
• KVK- en BTW-gegevens;
• gegevens over geleverde diensten en uitgevoerde werkzaamheden;
• factuurbedragen en factuurnummers;
• betaalgegevens en betaalstatus.

Automatisch verzamelde gegevens

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• browser- en apparaatinformatie;
• bezochte pagina's;
• informatie over hoe je op onze website terecht bent gekomen;
• campagne- en UTM-gegevens wanneer deze onderdeel zijn van de URL.

Een deel van deze gegevens is noodzakelijk voor het functioneren en beveiligen van de website. Gegevens voor statistieken en marketingmeting worden alleen verwerkt nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

4. Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen voor specifieke doeleinden en wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Indien Nomiedge bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van opdrachtgever en de wet dit vereist, sluiten Nomiedge en opdrachtgever vóór aanvang van de verwerking een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen op onze website.

5. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

• Contact- en gespreksgegevens — zolang als nodig is om je vraag, aanvraag of eventueel vervolgcontact af te handelen, met een maximum van 24 maanden na de laatste activiteit als dit niet tot een lopende samenwerking heeft geleid. Daarna wordt de inzending automatisch verwijderd.
• Boekingsgegevens — zolang als nodig is om de afspraak te plannen, voor te bereiden en af te handelen.
• Telegram-boekingsnotificaties — maximaal 30 dagen. Daarna worden deze automatisch verwijderd.
• Offertes — zolang als nodig is voor het offertetraject en eventueel daaropvolgend contact. Wanneer een offerte onderdeel wordt van een overeenkomst of administratie, kan een langere bewaartermijn gelden.
• Gegevens over opdrachten en overeenkomsten — gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang als noodzakelijk is voor de afhandeling daarvan of zolang een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
• Facturen en gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie — in beginsel 7 jaar, overeenkomstig de toepasselijke fiscale bewaarplicht.
• Google Analytics-gebeurtenisgegevens — maximaal 2 maanden.
• Google Analytics-gebruikersgegevens — maximaal 14 maanden. De bewaartermijn kan opnieuw ingaan bij nieuwe gebruikersactiviteit.
• LinkedIn Insight Tag-gegevens — LinkedIn verwijdert directe identificatoren binnen 7 dagen en de resterende gepseudonimiseerde gegevens binnen 180 dagen.
• Cookievoorkeuren — 12 maanden. Daarna vragen we je opnieuw om je voorkeuren aan te geven.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn en er geen wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren, worden ze verwijderd of waar mogelijk geanonimiseerd.

6. Delen we je persoonsgegevens met anderen?

We verkopen je persoonsgegevens nooit.

We delen persoonsgegevens alleen met partijen die ons helpen onze website, communicatie en diensten mogelijk te maken, voor zover dit daarvoor noodzakelijk is.

Contactformulier, Cal.com-boekingen en Resend

Contactformulierinzendingen en boekingsgegevens worden via Resend per e-mail doorgestuurd én opgeslagen in een beveiligde database van Nomiedge, zodat we je aanvraag kunnen opvolgen.

Reageer je niet langer dan 24 maanden op een aanvraag of boeking, en heeft dit niet geleid tot een lopende samenwerking, dan wordt de vastgelegde inzending automatisch verwijderd. Gegevens over lopende of afgeronde samenwerkingen vallen onder de bewaartermijn voor opdrachten en overeenkomsten (zie hoofdstuk 5).

Cal.com en Telegram

Voor het plannen van kennismakingsgesprekken maakt Nomiedge via een eigen interface gebruik van de Cal.com API in de Europese regio.

Wanneer je een kennismaking plant, kan een notificatie met boekingsgegevens via de officiële Telegram Bot API naar een besloten Telegram-groep van Nomiedge worden gestuurd.

Deze groep is alleen toegankelijk voor bevoegde personen, is niet openbaar vindbaar en is uitsluitend via uitnodiging toegankelijk. De boekingsnotificaties worden automatisch na maximaal 30 dagen verwijderd.

Cloudflare

Cloudflare R2 wordt gebruikt voor publieke websitebestanden, zoals afbeeldingen, video en documenten. Binnen de in dit beleid beschreven contact- en boekingsprocessen worden geen persoonsgegevens in Cloudflare R2 opgeslagen.

Waar nodig maken we met dienstverleners afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners verwerken persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit overeenkomstig de AVG en worden waar nodig passende waarborgen toegepast.

8. Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

Daaronder vallen onder andere:

• een versleutelde HTTPS-verbinding op de website;
• toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot wie deze voor zijn werkzaamheden nodig heeft;
• we maken gebruik van gevestigde en betrouwbare technische dienstverleners.

9. Jouw rechten

Onder de AVG heb je, afhankelijk van de situatie, onder andere de volgende rechten:

• Recht op inzage — opvragen welke persoonsgegevens we van je verwerken.
• Recht op rectificatie — onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering — vragen om persoonsgegevens te wissen.
• Recht op beperking — vragen om het gebruik van je persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
• Recht op bezwaar — bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Recht op overdraagbaarheid — persoonsgegevens in een gangbaar formaat opvragen wanneer dit recht van toepassing is.
• Recht om toestemming in te trekken — eerder gegeven toestemming op ieder moment intrekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Mail dan naar hello@nomiedge.com. We reageren in principe binnen één maand.

10. Klachten

Vind je dat we niet goed omgaan met je persoonsgegevens? Laat het ons dan weten via hello@nomiedge.com, zodat we samen naar een oplossing kunnen kijken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deel B: Cookiebeleid

1. Wat zijn cookies en vergelijkbare technieken?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je apparaat kunnen worden opgeslagen wanneer je onze website bezoekt. Daarnaast kunnen vergelijkbare technieken worden gebruikt om informatie te verwerken of het gebruik van de website te meten.

Sommige cookies en technieken zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken. Andere gebruiken we, alleen met jouw toestemming, om het gebruik van onze website te analyseren en de resultaten van onze marketing te meten.

2. Welke cookies en technieken gebruiken we?

Noodzakelijk — altijd actief

Noodzakelijke cookies en technieken zijn nodig om de website goed en veilig te laten functioneren en om je cookievoorkeuren te onthouden.

Je cookievoorkeur wordt daarnaast lokaal in je browser opgeslagen. Ook deze lokale opslag wordt maximaal 12 maanden bewaard.

Voor noodzakelijke cookies en technieken vragen we geen toestemming.

Statistieken — alleen met toestemming

Met jouw toestemming gebruiken we Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en de herkomst van bezoekers.

Met jouw toestemming gebruiken we Google Analytics 4, zowel client-side (via Google's meetscript) als server-side (via het Measurement Protocol), om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en de herkomst van bezoekers. Als je geen toestemming geeft, laden we het Google-meetscript zonder dat het cookies plaatst of gegevens naar Google verzendt die aan jou herleidbaar zijn.

Google Analytics wordt uitsluitend geactiveerd wanneer je toestemming hebt gegeven voor Statistieken.

Voor de gegevensbewaring in Google Analytics is een bewaartermijn ingesteld van 2 maanden voor gebeurtenisgegevens en 14 maanden voor gebruikersgegevens. Bij nieuwe gebruikersactiviteit kan de bewaartermijn voor gebruikersgegevens opnieuw beginnen.

Marketing — alleen met toestemming

Met jouw toestemming gebruiken we de LinkedIn Insight Tag om de resultaten van onze marketingactiviteiten te meten.

De LinkedIn Insight Tag kan onder andere informatie verwerken over de bezochte URL, verwijzende pagina, IP-adres, browser- en apparaatinformatie en het tijdstip van het bezoek.

Volgens LinkedIn worden directe identificatoren binnen 7 dagen verwijderd en worden de resterende gepseudonimiseerde gegevens binnen 180 dagen verwijderd.

De LinkedIn Insight Tag wordt alleen geactiveerd wanneer je toestemming hebt gegeven voor Marketing.

3. Hoe vragen we toestemming?

Bij je eerste bezoek aan onze website zie je een cookiebanner met de keuzes:

• Alles weigeren
• Aanpassen
• Alles accepteren

Kies je Alles weigeren, dan gebruiken we alleen noodzakelijke cookies en technieken. Google Analytics en de LinkedIn Insight Tag worden dan niet geactiveerd.

Via Aanpassen kun je afzonderlijk bepalen of je toestemming geeft voor Statistieken en Marketing.

Google Analytics wordt uitsluitend geactiveerd wanneer je toestemming geeft voor Statistieken. De LinkedIn Insight Tag wordt uitsluitend geactiveerd wanneer je toestemming geeft voor Marketing.

Niet-noodzakelijke cookies en technieken worden pas gebruikt nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

4. Hoe beheer je je cookievoorkeuren?

Je kunt je keuze op ieder moment aanpassen of eerder gegeven toestemming intrekken via Cookie-instellingen onderaan onze website.

Je kunt cookies daarnaast verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór het intrekken van je toestemming hebben plaatsgevonden.

Na 12 maanden vervalt de opgeslagen cookievoorkeur en vragen we je opnieuw om een keuze te maken.

5. Campagne- en UTM-gegevens

Links naar onze website, bijvoorbeeld vanuit Google Business of andere marketingkanalen, kunnen campagneparameters zoals UTM-gegevens bevatten.

Hiermee kunnen we herkennen via welke bron, campagne of publicatie je op onze website terecht bent gekomen.

Wanneer je toestemming hebt gegeven voor Statistieken, kunnen deze gegevens worden gebruikt om de herkomst en prestaties van websitebezoeken te analyseren.

6. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit Privacybeleid & Cookiebeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze website, gebruikte diensten of toepasselijke regelgeving verandert.

De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

7. Contact

Heb je vragen over dit Privacybeleid & Cookiebeleid of over de manier waarop Nomiedge persoonsgegevens verwerkt?

Mail dan naar hello@nomiedge.com.